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世界500强的高效会议管理方法
发布日期:2021-07-18 12:28   来源:未知   阅读:

  一个会议,如果参会人员复杂,议题不明确,甚至是很多人员开会前都不知道有哪些事要议,会议组织者需要经常问“哪位还有什么事……”这种会议就是毫无准备的会议,最终也不会有实际的“产出”,只会使企业效率下降、管理成本增加,那么如何做好会议管理呢?

  三星认为,周会、月会、例会等许多会议如果不能真正反映到工作中,会议也就失去了意义。

  三星将会议内容整理成单词(Word),让会议不仅仅停留在会场中,而是穿过窗口(Window)传达给会场外的相关者,并努力反映在其工作(Work)上,使会议成为推动工作不可或缺的要素,才算产生了会议真正的效果。

  Why:寻求为什么必须召开会议,是否有开会之外的也能解决问题的其它途径。

  三星认为,如果在会议结束之后还询问“会议召开得怎么样?结论是什么?”那么,这种消耗大量时间的会议就可以被称做无用之物。

  也就是说,在结束会议时也得不出结论,只好将议题推迟到下一次会议,这样的情况是很多的。这是因为,不管是怎样热烈地交换意见, 如果连一个具体的意见也没有采用就结束了会议,那么该会议就无异于失败。

  会议中最重要的是结论。因此,对于会议的目的就是得出结论这一点,所有参加者都应当切实产生认同感。“是因为什么目的而被召集的?如果不对其做出决定,就没有理由召开会议。”

  在三星,“永远不开没有准备的会议。”与会人员要提前看材料并做好准备,www.47044.com,不能进了会议室才开始思考。

  在三星,“开会必须有明确的会议目的, PPT前三页必须显示会议主题。”会议的主题,要事先通知与会人员。

  在三星,每次会议都会设一名“官”(一般由主持人担任)。在会议前宣布会议纪律, 对于迟到要处罚,对于不按流程、发言带情绪的要提醒,对于开小会私下讨论的要提醒和处罚, 对于会议上发恶劣脾气和攻击他人的行为要处罚。

  会议运营人员要在会前把会议议程书面发给参加会议人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容,使他们有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作,每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈。

  开会的目的是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费。会议决议要形成记录,并当场宣读确认。没有确认的结论,可以另外再讨论;达成决议并确认的结论, 马上进入执行程序。

  会议难免有意见不一或争论,如果处理不好,就会影响会议效果,适当注意一些技巧,就可以规避这个问题,例如:

  有时候要采取民主集中模式,开放心胸,容纳意见,不要被自己先前的立场所左右;

  开会一定要准时,并要求对每一个议程设定大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论,可暂时放一下避免影响其他议题,如果某个议题必须要有结论,会前要通知与会人员。

  要有准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,各项决议要有具体的执行人员及完成时限,如果此项决议需要多方资源,一定要在会议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议完成。

  “散会不追踪,开会一场空”,加强稽核检查,建立会议事后追踪程序,会议的每一项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保每项会议决议都能够完成。

  会议对企业很重要,这是不可否认的。但每一个企业员工都是有成本的,开没有价值的会显然是对时间和人力的巨大浪费。因此企业做好会议管理,是使企业走上规范化管理的重要一步。

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